處在成長初期的中小企業(yè)有著什么樣的根本需求就是生存和發(fā)展的需求，生存與發(fā)展是超越企業(yè)一切的重大問題，也是中小企業(yè)首要考慮的問題。而解決這些問題就需要推進(jìn)信息化建設(shè)，通過信息化改善中小企業(yè)生存環(huán)境，提高行政辦公效率，增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。所以生存和發(fā)展就是中小企業(yè)信息化的核心需求。那么，市場(chǎng)上有沒有這樣的信息化方案和服務(wù)能夠幫助中小企業(yè)發(fā)展
　　這就是信息化基礎(chǔ)——辦公自動(dòng)化建設(shè)。然而面對(duì)種類繁多、五花八門的OA，大多數(shù)中小企業(yè)顯得困惑，難于下手。該用什么樣的辦公自動(dòng)化軟件 如何邁出自己在信息化的康莊大道上的第一步呢這是很多中小企業(yè)非常關(guān)心的重要問題。
　　“適合的才是最好的?！边@句生活中充滿了哲理的話，對(duì)于企業(yè)信息化而言同樣適用。實(shí)施辦公自動(dòng)化前中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)先問問自己，我的企業(yè)現(xiàn)狀如何，需要什么這套系統(tǒng)、服務(wù)適合我嗎弄清了這兩個(gè)問題，企業(yè)就可以踏上自己的信息化之旅了。
　　分析一下中小企業(yè)的信息化現(xiàn)狀與需求特點(diǎn)：首先，中小企業(yè)電腦數(shù)量少，用戶數(shù)少，所以不需要特別高端的數(shù)據(jù)庫，而以適用為主;其次，中小企業(yè)工作流相對(duì)簡(jiǎn)單，所以不需要特別復(fù)雜的功能，而以實(shí)用為主;再者，中小企業(yè)管理體系不太規(guī)范，IT人才缺乏，所以需要產(chǎn)品的易用性和維護(hù)性俱佳;另外，中小企業(yè)規(guī)模小，資金有限，需要信息化產(chǎn)品的價(jià)格也相對(duì)低廉。
　　基于以上簡(jiǎn)析，可發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)選用OA軟件最根本的原則就是實(shí)用、適用、操作簡(jiǎn)單、使用方便。
　　中小企業(yè)尤其是小企業(yè)要實(shí)現(xiàn)信息化第一步要做的事情，就是選擇簡(jiǎn)單易用的產(chǎn)品和服務(wù)，同時(shí)要有強(qiáng)大而具有責(zé)任心的服務(wù)商，還有行之有效的方案，這樣信息化起步就快，見效也快。
　　首先，中小型OA應(yīng)采用Mysql數(shù)據(jù)庫，這是現(xiàn)有產(chǎn)品中運(yùn)行速度最快的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并且用戶權(quán)限設(shè)置簡(jiǎn)單、有效，具有非常出色的逼近高端數(shù)據(jù)庫的性能，更重要的是該數(shù)據(jù)庫是開放免費(fèi)的，這樣就為用戶降低大量成本。
　　其次，中小型OA系統(tǒng)應(yīng)主要集成包括內(nèi)部電子郵件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通訊錄、考勤管理、工作計(jì)劃、網(wǎng)絡(luò)硬盤、工作流、討論區(qū)、投票、聊天室、文件柜、人事檔案、工資管理、人員考核、辦公用品、會(huì)議管理、車輛管理、圖書管理、手機(jī)短信、CRM、列車時(shí)刻查詢、電話區(qū)號(hào)查詢、郵編查詢、法律法規(guī)查詢、萬年歷、世界時(shí)間等多個(gè)常用價(jià)值的功能模塊。
　　再者，中小型OA的易用性應(yīng)非常強(qiáng)，在安裝維護(hù)上提供了采用獨(dú)有技術(shù)開發(fā)的傻瓜型安裝工具、配置工具和數(shù)據(jù)庫管理工具，用戶可在1分鐘內(nèi)自行安裝完畢，無需專業(yè)人員即可自行維護(hù)。
　　另外，與動(dòng)輒十幾萬元甚至數(shù)十萬元的其它OA軟件相比，一些中小型OA僅兩三萬元，性價(jià)比很高。
　　現(xiàn)在業(yè)界有種看法，認(rèn)為”O(jiān)A軟件越貴越好“。這其實(shí)是一種片面的想法。實(shí)際上，產(chǎn)品的價(jià)格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高，也不等同于產(chǎn)品的功能強(qiáng)大，產(chǎn)品價(jià)格的高低取決于廠商的技術(shù)水平、營銷策略以及服務(wù)理念。如基于Lotus平臺(tái)的OA系統(tǒng)，往往還要額外配置微軟IIS平臺(tái)來支持這些應(yīng)用，這也增加應(yīng)用、安裝、維護(hù)的難度;再如，大多數(shù)軟件國內(nèi)廠商依靠的是龐大、多級(jí)的分銷組織模式，然而這種分銷模式使經(jīng)營管理成本、經(jīng)銷渠道費(fèi)用驟加，最終產(chǎn)品性價(jià)比降低，等等。
　　OA系統(tǒng)不象ERP，其需求一般比較標(biāo)準(zhǔn)，其技術(shù)復(fù)雜性也不是很高。所以，高價(jià)絕不是選擇OA產(chǎn)品的正確途徑，應(yīng)該著眼于軟件的實(shí)際價(jià)值。不能說原本挺便宜的東西，人家一提價(jià)我們就認(rèn)為其品質(zhì)上有了質(zhì)的飛躍。也許東西還是原來的東西，最多換個(gè)包裝，穿個(gè)馬甲就打著高價(jià)的幌子來倒賣呢。
　　也需要指出的是，為滿足中小企業(yè)用戶喜歡”小而全“的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是”看起來很美“，但并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作。目前OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念更趨向于建立一套通用性較強(qiáng)的平臺(tái)，提供各種通用性高的功能模塊并使這些模塊具有最大程度上的可定制性，以此來滿足不同行業(yè)不同用戶的不同需求，而不是為了好看，捆綁一些多余的功能。
　　推廣實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善。這就決定了企業(yè)在OA 或OA的選型過程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況逐一對(duì)照，從產(chǎn)品和供應(yīng)商方面認(rèn)真綜合比較，以主流的企業(yè)辦公自動(dòng)化軟件為目標(biāo)，最終選定企業(yè)所要用的OA。
　　總之，中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點(diǎn)選擇一個(gè)實(shí)用、適用、易用、通用、性價(jià)比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來最大的回報(bào)。
　　“只選對(duì)的，不選貴的，鞋子穿到腳上要合適才行”。這是對(duì)中小企業(yè)選擇OA的中肯建議。